Die besten Aktenvernichter fürs Homeoffice:
Dokumente sicher schreddern
Auch im Homeoffice kann es von Zeit zu Zeit nötig sein, Dokumente zu vernichten. Da geschäftliche Unterlagen aber nicht über den Hausmüll entsorgt werden sollten und ein Transport in die Firma meist zu aufwendig und zeitintensiv wäre, ist die Anschaffung eines Aktenvernichters in vielen Fällen eine gute Idee. Doch anders als bei PC, Drucker, Kopierer oder Scanner haben sich meist nur wenige Homeoffice-Nutzer Gedanken über das Thema Aktenvernichter-Beschaffung gemacht und sind daher nicht selten unsicher, worauf beim Kauf geachtet werden sollte und was die besten Geräte für einen Einsatz in den eigenen vier Wänden sein könnten. Wir haben uns deshalb ein wenig näher mit der Materie befasst und geben Ihnen im folgenden Beitrag ein paar Basis-Informationen rund um die Anschaffung eines guten Aktenvernichters fürs Homeoffice.
Sensible Dokumente vor dem Zugriff Dritter schützen
Die Wahl eines passenden Aktenvernichters scheint für Homeoffice-Nutzer auf den ersten Blick nicht leicht zu sein. Es gibt eine recht große Auswahl auf dem Markt und das für die eigenen Belange am besten geeignete Modell zu finden, mutet aufwändig an. Doch eigentlich bedarf es keiner übermäßigen Anstrengung, sondern es genügt oft schon, den geplanten Einsatz des Gerätes zu bedenken und sich die Frage zu stellen, wie sicher die Vernichtung erfolgen muss und welche Mengen der Schredder bewältigen soll. Auf jeden Fall ist die Anschaffung eines solchen Gerätes sehr sinnvoll, denn in aller Regel möchten Sie verhindern, dass Unbefugte alte Firmenunterlagen mit sensiblen Daten aus der Mülltonne fischen und die so gewonnenen Informationen missbrauchen.
Wie groß sollte die Auffangkapazität des
Aktenvernichters sein?
Es lohnt sich, zunächst darüber nachzudenken, wie groß der anzuschaffende Aktenvernichter eigentlich sein sollte, damit er einerseits genug Kapazität für die mit ihm durchzuführenden Aufgaben hat, andererseits aber auch nicht zu viel Platz im Homeoffice einnimmt. Grundsätzlich gilt: Je größer das Gerät, desto mehr geschreddertes Papier passt hinein, bevor der Behälter geleert werden muss. Insbesondere am Jahresanfang, wenn all die Unterlagen auszusondern sind, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, kann ein Vernichter mit hoher Auffangkapazität von Vorteil sein. Wählen Sie daher am besten ein Modell, welches den maximal zur Verfügung stehenden Platz ausnutzt und Ihnen auf diese Weise viel Auffangkapazität bietet.
Schutzklasse und Sicherheitsstufe
- was bedeutet das?
Wenn Sie sich zum ersten Mal näher mit dem Thema Aktenvernichter beschäftigen, werden Ihnen vor allem zwei Begriffe begegnen, die zunächst möglicherweise unverständlich erscheinen könnten. Die Rede ist von der „Schutzklasse“ und der „Sicherheitsstufe“ des Gerätes. So wie die Mitarbeiter der Personal-, Forschungs- und Buchhaltungsabteilungen größerer Unternehmen in eine bestimmte Zugriffs- und Vertraulichkeitskategorie eingeordnet werden, gibt es bei der Vernichtung von Dokumenten ebenfalls unterschiedliche Anforderungen an die Sicherheit. Werden nur Lieferscheine, Rechnungen oder Besprechungsprotokolle ohne größere Bedeutung geschreddert, genügt in aller Regel eine Vernichtung, die keine großen Anforderungen an den Geheimnisschutz erfüllen muss. Ganz anders sieht die Sache hingegen bei Personalakten, Gesundheitsattesten, Bilanzen und ähnlichen Unterlagen mit brisantem Inhalt aus. Hier muss sichergestellt sein, dass im Fall eines Zugriffs auf die Schredder-Abfälle durch Dritte wirklich keine Wiederherstellung der zu vernichtenden Daten möglich ist.
Übersicht über Schutzklassen und Sicherheitsstufen
A) Die Schutzklassen
Bei den Schutzklassen wird zwischen drei verschiedenen Kategorien unterschieden - von „1“ als geringstem Schutzbedarf bis „3“ mit höchstem Schutzbedarf:
- Schutzklasse 1: klassische Geschäftsunterlagen ohne Geheimhaltungserfordernis und ohne personenbezogene Daten (Lieferscheine, Kataloge, Skizzen).
- Schutzklasse 2: Dokumente mit eher vertraulichem Inhalt (bestimmte Rechnungen, Angebote, Kundenkorrespondenz mit personenbezogenen Daten, ggf. auch Personalakten).
- Schutzklasse 3: Unterlagen mit sehr hohem Schutzbedarf (Verträge mit Großkunden, Finanz- und Bilanzdaten, Verschlusssachen).
B) Die Sicherheitsstufen
Mit den Sicherheitsstufen verhält es sich ähnlich. Hier sagt die Einstufung etwas über die zum Einsatz kommende Schnittart sowie die Größe der Abfallstücke aus. Von „P-1“ (geringer Schutz) bis „P-7“ (sehr hoher Schutz) reicht die Bandbreite:
- Sicherheitsstufe P-1: Für sehr einfache Unterlagen ohne besonderen Sicherheitsbedarf. Eine Wiederherstellung ist mit geringem Aufwand möglich.
- Sicherheitsstufe P-2: Für Unterlagen mit personenbezogenen Daten, die keinen gesteigerten Schutzbedürfnissen unterliegen. Eine Wiederherstellung ist für Fachleute möglich.
- Sicherheitsstufe P-3: Für Dokumente mit sensiblen Informationen, z. B. Gesundheitsberichte. Eine Wiederherstellung ist für erfahrene Experten unter Einsatz von Spezialtechnik möglich.
- Sicherheitsstufe P-4: Für besonders vertrauliche Daten, wie z. B. Personalakten von gefährdeten Mitarbeitern u. ä. - Eine Wiederherstellung ist mit außergewöhnlich hohem Aufwand denkbar.
- Sicherheitsstufe P-5: Für vertrauliche Geheimdokumente. Wiederherstellung auch unter Einsatz von Spezialtechnik kaum möglich.
- Sicherheitsstufe P-6: Für Unterlagen aus dem Geheimschutz und Hochsicherheitsbereich. Keine Wiederherstellung mit den derzeit bekannten Techniken möglich.
- Sicherheitsstufe P-7: Höchste, streng geheime Dokumente, z. B. aus dem Regierungs- und Verteidigungsbereich. Keine Wiederherstellung mit den derzeit bekannten Techniken möglich.
Mikro- oder Partikelschnitt - das sind die Vor- und Nachteile
Hinsichtlich der Sicherheit gilt - auch im Homeoffice -, dass eine geringe Partikelgröße immer besser ist, als eine hohe Partikelgröße. Angeboten werden Aktenvernichter vor allem in zwei Schnitttechniken: dem Streifenschnitt und dem Partikelschnitt. Beim Streifenschnitt wird das in den Vernichter eingebrachte Blatt in einfache Streifen zerschnitten. Maximal erreichbar ist hier die Sicherheitsstufe 2, die im Homeoffice unter Umständen durchaus genügen kann. Der Vorteil dieser Modelle ist ihr meist niedriger Preis und ihre zum Teil geringe Gerätegröße. Allerdings sind sie nur begrenzt einsetzbar und erfüllen nicht die Vorgaben einer datenschutzgerechten Vernichtung nach der DSGVO.
Geräte mit Partikelschnitt (bzw. Mikropartikelschnitt) schreddern die Dokumente deutlich stärker, schaffen also kleinere Rückstände. Hier kann die Sicherheitsstufe 4 und höher erreicht werden und es lassen sich mit solchen Aktenvernichtern auch Unterlagen mit vertraulichem oder geheimem Inhalt schreddern. Zwar sind entsprechende Geräte mitunter etwas teurer, dafür lassen sie sich jedoch weitgehend universell einsetzen und eignen sich auch für die Vernichtung von Unterlagen mit besonders zu schützenden Informationen.
Ein empfehlenswertes Gerät: Der LEITZ IQ Autofeed Small Office 50
Eine sehr gute Aktenvernichter-Empfehlung für den Einsatz im Homeoffice könnte der LEITZ IQ Autofeed Small Office 50 sein. Das in den kompakten Maßen von 363 x 405 x 430 mm (Breite x Höhe x Tiefe) daherkommende und somit hervorragend für kleine (Heim-)Büros geeignete Gerät weist die Sicherheitsstufe P-4 auf. Zudem bietet es einen leicht herausziehbaren Abfallbehälter mit 20 Litern Kapazität - genug Platz also, um auch umfangreichere Schredderaufgaben ohne Unterbrechung ausführen zu können. Erwähnenswert bei diesem Modell sind neben der cleveren Autofeed-Funktion für bis zu 50 Blatt normales DIN A4-Papier und dem manuellen Seiteneinzug für bis zu 6 Blatt auch die ebenso einfach wie intuitiv bedienbare Steuerung mittels Touch-Control.
Auch einen Blick wert ist der Rexel Optimum AutoFeed 45X Aktenvernichter für bis zu 45 Blatt, der ebenfalls die Sicherheitsstufe P-4 erfüllt und sogar Kreditkarten, Büroklammern und Heftklammern zuverlässig zu schreddern vermag.
Fazit:
Den besten Aktenvernichter fürs Homeoffice zu finden, ist keine Zauberei
Die Frage, welcher Aktenvernichter das beste Gerät für Ihr Homeoffice ist, kann meist schnell beantwortet werden. Haben Sie festgestellt, wie groß das regelmäßige Volumen von zu schreddernden Unterlagen ist und sind Sie sich über die erforderliche Schutz- und Sicherheitsklasse im Klaren, finden Sie in aller Regel rasch ein geeignetes Modell. Wenn Sie dann noch darauf achten, dass die Lieferung Ihres neuen Aktenvernichters schnell und zuverlässig erfolgt, sind Sie auf der richtigen Spur. Mit einem Kauf bei OFFICE Partner jedenfalls machen Sie nichts falsch, denn hier erhalten Sie nicht nur einen guten Kundenservice und kompetente Beratung, sondern auch einen zügigen Versand und vor allem faire Preise.
