Die perfekte Aktenablage:
Analog und digital Ordnung schaffen im Büro
Sowohl die allgemeine Aktenablage als auch das Archiv gehören zu den wichtigsten, aber auch zu den unbeliebtesten Bereichen im Büro. Nicht selten stapeln sich jede Menge Hefter, Zettel und Briefe auf den Schreibtischen der Buchhaltung oder anderen Abteilungen und treiben den Mitarbeitern die Sorgenfalten auf die Stirn: Wer soll dieser Papierflut eigentlich bewältigen? Doch keine Sorge! Längst gibt es für sowohl für die Ablage als auch fürs Archiv eine Lösung. Für analoge Unterlagen genauso wie für digitale Dokumente. Im folgenden Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihren Arbeitsalltag mit einfachen Mitteln wesentlich erleichtern können.
Geschäftsalltag in jedem Unternehmen
Die firmeninterne Aufbewahrung und Archivierung von Dokumenten gehört seit eh und je zum Geschäftsalltag in jedem Unternehmen. Ob Schriftverkehr mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern, ob Korrespondenz mit dem Steuerberater und dem Finanzamt, ob Planungskonzepte, Businesspläne oder Bankunterlagen - überall gibt es eine Menge von Dokumenten, die gesammelt werden müssen. Zudem bestehen in Deutschland auch gesetzlich festgeschriebene Aufbewahrungspflichten, nach denen eine Reihe von Unterlagen bis zu 10 Jahren zu archivieren sind.
Den Kampf gegen die Papierflut gewinnen
Wenn es um das Thema perfekte Aktenablage geht, stellen sich im Wesentlichen zunächst zwei Fragen: Wie wird am sinnvollsten archiviert und auf welchem Weg kann die Ablage reduziert werden? Ziel muss es sein, den beruflichen Alltag so stark wie möglich zu erleichtern, indem einerseits weniger Papierflut zu bewältigen ist, andererseits aber auch angenehme und funktionale Räume geschaffen werden können. Im Idealfall wird an sämtlichen Arbeitsplätzen die Zahl vorhandener Ablagen, Ordner und Sideboards auf ein unbedingt notwendiges Mindestmaß reduziert. Statt riesiger Schreibtischplatten voller Aktenstapel sollten lieber großformatige Monitore Einzug in die Büros halten und die unzähligen individuellen Arbeitsplatzdrucker zugunsten eines einzigen Netzwerkdruckers an zentraler Position abgeschafft werden.
Sortieren der Dokumente in verschiedene Kategorien
Dass zu viel Papier einer freundlichen Arbeitsumgebung diametral entgegensteht, wissen Arbeitsmediziner und Ergonomie-Experten schon seit mehr als 50 Jahren. Als Anfang der 1970er Jahre die ersten Unternehmen damit begannen, das papierlose Büro anzustreben, wurden rasch die wichtigsten Eckpunkte klar, die es dabei zu beachten gilt. So ist es ist wichtig, den Papierfluss straff zu organisieren und nur das zu archivieren, was wirklich benötigt wird. Von den heutigen Möglichkeiten einer digitalen Archivierung war man damals noch weit entfernt und konnte beispielsweise noch nicht von dem riesigen Vorteil zentraler Datenspeicherung und vor allem von einer leichten Durchsuchbarkeit profitieren. Was aber schon im Fokus stand, ist die Aufgabe, zur besseren Ordnung im Büro eine geeignete Struktur und eine transparente Archivierung zu schaffen. Das Sortieren der Dokumente in verschiedene Kategorien ist dabei ein guter Weg. Außerdem sollten für die Ablage analoger Unterlagen stabile und ergonomisch gestaltete Regale, Aktenkisten und Aufbewahrungsboxen sowie hochwertige Ordner zum Einsatz kommen. Werden die genutzten Regale dann noch mit gut lesbaren Etiketten oder gar scannbaren QR-Codes beim Einsatz eines Systems zum hybriden Archivieren versehen, ergibt sich eine rundum stimmige Gesamtlösung.
Leitz-Ordner für analoge Geschäftsdokumente
Eine prima Möglichkeit, nicht digitalisierte Dokumente aufzubewahren und leicht zugänglich zu halten, sind Aktenordner von Leitz. Es gibt sie sowohl in breiter als auch in schmaler Ausführung und in verschiedenen Farben. Selbstverständlich finden sich derartige Ordner auch im Sortiment von OFFICE Partner; als Beispiel sei der Leitz 180°-Aktenordner in 80 mm-Ausführung für bis zu 600 Blätter in DIN A4 genannt. Durch die Wahl unterschiedlicher Farbvarianten kann das Ablagesystem überdies unterscheidbar gemacht werden. Auf dem Ordnerrücken gibt es zudem einen Bereich, in dem Details zum Inhalt handschriftlich vermerkt oder durch Verwendung eines Klebeetiketts angebracht werden können. Dank ihrer Standardmaße passen die Leitz-Ordner in grundsätzlich jedes Aktenregal.
Das papierlose Büro gewinnt zunehmend an Bedeutung
Angesichts der Tatsache, dass Büroflächen immer knapper und teurer werden und ein großes Interesse an einfachen und schnellen, zugleich aber sicheren Zugriffslösungen besteht, gewinnt das sogenannte papierlose Büro immer mehr an Bedeutung. Dank der vielen Möglichkeiten umfassender Digitalisierung ist der Wunsch nach ausschließlich oder überwiegend virtuell gespeicherten Geschäftsunterlagen heute schnell erfüllbar. Zudem überzeugt ein papierloses Büro auch mit seiner umweltfreundlichen Ausrichtung (weniger Papier und Lagerflächenbedarf), besseren Arbeitsschutzbedingungen (mehr Durchgangsbreite wegen geringeren Schrank- und Regalflächen) sowie der höheren Zufriedenheit aufseiten der Mitarbeiter (schnelleres Auffinden gesuchter Dokumente). Kurzum: Ein papierloses Büro erweist sich als rundum sinnvoll und nützlich. Der lawinenartigen Papierflut kann endlich Einhalt geboten werden und die Zeit des Vollstopfens von Schränken mit dicken Aktenbündeln gehört endgültig der Vergangenheit an.
Unerlässlich im papierlosen Büro: Der Dokumentenscanner
Wenn es um die Schaffung eines echten papierlosen Büros geht, gehört ein guter Dokumentenscanner in jedem Fall zur Grundausstattung. Dies ist deshalb völlig unstrittig, weil auch in einer zunehmend digital ausgerichteten Geschäftswelt noch immer zahllose Unterlagen in analoger Form ausgetauscht werden. Angefangen bei Rechnungen und Lieferscheinen über Kundenbriefe und ebenfalls per Post eingehenden Auftragsanfragen bis hin zu Kontoauszügen, Steuerbescheiden und Tankquittungen finden sich im Büroalltag viele Dokumente, die händisch ins Firmennetzwerk übertragen werden müssen. Ein empfehlenswertes Gerät zur Bewältigung dieser Aufgaben ist beispielsweise der Brother ADS-4900W-Dokumentenscanner. Das Gerät liest Unterlagen bis zu einer Größe von DIN A4 mit einer Auflösung von 600 x 600 dpi ein und sorgt so für eine saubere und sehr detaillierte Bildwiedergabe. Angesichts der hohen Scan-Geschwindigkeit von bis zu 60 Seiten pro Minute lässt sich der Inhalt eines gesamten Aktenordners mühelos in kurzer Zeit digitalisieren. Der Anschluss des Brother ADS-4900W-Dokumentenscanners ist sowohl per USB, LAN oder WLAN möglich, sodass praktisch alle im Unternehmen zur Verfügung stehenden IT-Speicherlösungen genutzt werden können. Erwähnung finden sollte in diesem Zusammenhang unbedingt noch der große automatische Dokumenteneinzug des Brother ADS-4900W-Dokumentenscanners. Mit ihm lassen sich bis zu 100 Seiten ohne Unterbrechung einscannen und dann - sofern gewünscht - ganz einfach und sicher an andere Mitarbeiter der Firma weiterleiten.
Perfekte Präsentationen trotz schlankem Dokumentenarchiv
Gerade in Unternehmen mit einer größeren Werbeabteilung und überall dort, wo regelmäßig Meetings zur Analyse der Geschäftsergebnisse stattfinden, macht sich eine Präsentation von analog vorliegenden Dokumenten erforderlich. Gleiches gilt auch, wenn bestimmte Produkte vorgestellt und dabei auf eine Leinwand projiziert werden sollen. In einem digital ausgerichteten Archiv bzw. Büro funktioniert das am besten mit einer modernen Dokumentenkamera wie beispielsweise der Elmo L-12W. Das innovative Gerät kann die Vorlage dank 12-fach optischem Zoom und zusätzlich 16-fach digitalem Zoom hervorragend an die Wand werfen. Die Verbindung zu einem Beamer oder Smartboard gelingt mühelos via HDMI-, VGA- oder USB-Anschluss; eine Verbindung ins firmeneigene WLAN-Netz ist genauso möglich wie der Zugriff auf eine SD-Karte, etwa zum Speichern der gescannten Vorlagen. Mit der L-12W lassen sich sowohl Folien als auch Bücher, vor allem aber dreidimensionale Objekte mit bis zu 96-facher Vergrößerung "zum Leben erwecken". Die Kamera muss dazu nicht erst aufwendig vorbereitet werden, sondern steht nach einer einfachen Verbindung mit dem Projektor innerhalb weniger Sekunden bereit - sogar ohne PC! Die neue Elmo L-12W ist im Shop von OFFICE Partner zu finden.
Fazit: Eine perfekte Aktenablage und ein überzeugendes Archiv sind kein Zauberwerk
Weder eine perfekte Aktenablage noch ein überzeugendes Dokumentenarchiv sind Zauberwerk. Vielmehr kann durch die Nutzung von cleveren Lösungen aus dem Bereich des papierlosen Büros der tägliche Aufwand merklich gesenkt werden. Technische Innovationen wie ein Dokumentenscanner und eine Dokumentenkamera, aber auch klassische Produkte wie der gute alte Leitz-Ordner helfen dabei, im Handumdrehen Ordnung, Übersichtlichkeit und eine deutlich geringere Papierflut zu erreichen.
