Hohes Tempo, gutes Handling:
So finden Sie Scanner für große Dokumentenmengen
Immer mehr Unternehmen entscheiden sich heute dazu, ihre Verwaltung digital zu führen und Dokumente ausschließlich in elektronischer Form aufzubewahren. Ein solches Vorgehen ist nicht nur bequem und zeitsparend, es ist dank entsprechender gesetzlicher Regelungen inzwischen auch steuer- und handelsrechtlich weitgehend zulässig - ja teilweise sogar verpflichtend. Je nach Menge der anfallenden Unterlagen werden für eine Digitalisierung der Dokumente allerdings unterschiedliche Scanner benötigt, die ein paar unverzichtbare Eigenschaften mitbringen und so gut wie möglich auf die Anforderungen des späteren Betriebs ausgerichtet sein müssen. Welche zahlreichen Vorteile das Scannen für Unternehmen praktisch jeder Größenordnung mit sich bringt und was für Modelle am besten für die digitale Archivierung hoher Dokumentenmengen geeignet sind, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Dokumentenscanner: Schluss mit dem Papierchaos!
Wie entsprechende Schätzungen zeigen, verbringen „Büromenschen“ bis zu 50 Prozent ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen und Finden von Informationen. Eine Tatsache, die nicht nur jede Menge Frust hervorrufen kann, sondern die auch wirtschaftlich enorm teuer ist. Es mag zwar so sein, dass Dokumente auf echtem Papier den Charme haben, etwas „schwarz auf weiß“ zu belegen, zugleich aber ist es mit der klassischen Büroführung eben nicht immer ganz einfach, richtig Ordnung zu halten und jederzeit auskunftsfähig zu sein. So gehen immer wieder Dokumente verloren, werden falsch abgelegt oder erhalten angesichts ihres Umfangs nicht die Aufmerksamkeit, die ihnen eigentlich zukommen sollte. In einer schnelllebigen Zeit wie der unseren sind all das äußerst schlechte Voraussetzungen für rasches Reagieren auf Kundenanfragen und ähnliche Herausforderungen. Als ebenso praktikable wie grundsätzlich auch einfach umzusetzende Lösung für dieses Dilemma hat sich die Digitalisierung unter Nutzung leistungsstarker Dokumentenscanner aus dem Premium-Segment erwiesen. Mit guten Geräten - wie beispielsweise den Modellen der Produktlinie Kodak Alaris - ist die erstmalige Umstellung vom Aktendschungel zum „papierlosen Büro“ ebenso einfach wie der spätere Dauerbetrieb.
Warum sollten Archive überhaupt gescannt und digitalisiert werden?
Dokumente, die in herkömmlichen Archiven aufbewahrt werden, sind in vielfacher Hinsicht gefährdet. Vom einfachen „Verlegen“, also wie dem falschen Ablegen, über Diebstähle bis hin zu Elementarschäden durch Feuer und Überschwemmungen sowie eine Zerstörung bei Schimmelbefall reicht die Bandbreite der Ereignisse, die wichtige Papiere zerstören bzw. unbenutzbar machen können. Dass dies unbedingt vermieden werden muss, um negative Folgen zu vermeiden, liegt auf der Hand. Es gilt also ganz klar: Ob Kundenkorrespondenz, Rechnungen und Steuerunterlagen, ob Geschäftsberichte, Zeichnungen oder Gesprächsprotokolle - wertvolle Dokumente müssen zuverlässig geschützt werden! Durch die Digitalisierung des Büroarchivs lassen sich nun viele der vorgenannten Risiken vermeiden. Und selbst Unterlagen, die ausnahmsweise noch in Papierform aufbewahrt werden müssen - zum Beispiel wichtige Urkunden - sollten zum schnelleren Auffinden und als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme immer auch als digitale Kopie zur Verfügung stehen. Wer nur hin und wieder etwas scannen will, ist bei derartigen Aufgaben bereits mit preiswerten Geräten wie beispielsweise dem RICOH ScanSnap iX1600 Dokumentenscanner gut bedient. Für größere Datenmengen hingegen sollte auf ein leistungsstärkeres Produkt wie etwa den Canon imageFORMULA DR-G2140-Scanner für Dokumente bis A3 zurückgegriffen werden.
Eingescannte Dokumente mühelos und schnell durchsuchen
Neben den bereits angesprochenen Punkten gibt es noch weitere Vorteile digitaler Dokumente gegenüber einer klassischen Büroführung mittels Papier und Aktenordnern. Denn die mit einem modernen Scanner digitalisierten Dokumente lassen sich dank spezieller Software anhand von Metadaten mühelos komplett nach einzelnen Worten, Begriffen oder Sätzen durchsuchen. Modelle wie der Kodak S3100f Dokumentenscanner für bis zu DIN A3 und der Möglichkeit des Imports von Informationen direkt in Anwendungen mit TWAIN-, ISIS- oder RESTful-API-basiertem Scannen bringen hierfür die besten Voraussetzungen mit und helfen dabei, dass schnell benötigte Informationen im Handumdrehen auffindbar sind. Vor allem dann, wenn Geschäftsunterlagen über mehrere Standorte verteilt lagern, kann es schwierig sein, sie bei klassischer Büroführung innerhalb des Unternehmens rasch zu finden und weiterzugeben. Die Konvertierung von Papierdokumenten in digitale Formate und die Verwendung von durchsuchbaren Textverfahren wie OCR (Optical Character Recognition) erleichtern das schnelle und effiziente Auffinden und Weitergeben von Informationen - ein Vorteil, der im Alltag seine Stärken immer wieder unter Beweis stellt.
Wie wird der richtige Scanner für große Datenmengen ausgewählt?
Wer nach einem Scanner für große Datenmengen sucht, sollte vor allem auf zwei elementar wichtige Eigenschaften achten: Geschwindigkeit und Handling. Hinzu kommen - je nach vorgesehenem Einsatzzweck - eine hohe Auslösung, die die kleinsten Pixel der zu scannenden Vorlage in bester Qualität zu erfassen vermag sowie - vor allem bei der Erfassung und Speicherung sensibler Informationen - eine intelligente Authentifizierungsfunktion, die Manipulationen verhindert. Neben den genannten Eckpunkten kann es manchmal zudem erforderlich sein, Geräte zu nutzen, die auch unförmige Dokumente wie Bücher, Zeitschriften und mehr scannen können. Bei alldem sollte das geeignete Modell natürlich so kompakt wie möglich sein, um mit einem schlanken, diskreten Design nicht nur Benutzerfreundlichkeit zu bieten, sondern auch wenig Platz im Büro zu beanspruchen. Angesichts der wirklich überzeugenden Vielfalt an guten Geräten für den Einsatz in Unternehmen oder Bereichen mit hohem Scanvolumen ist das passende Modell meist nicht schwer zu finden. Und sollte einmal der Blick auf die Produktspezifikationen bei der Angebotsbeschreibung nicht genügen, hilft das Service-Team von OFFICE Partner gern weiter. Übrigens: Scanner, die direkt an den Arbeitsplatzcomputer oder ein Firmennetzwerk angeschlossen sind, können Dokumente nicht nur archivieren, sondern bei Bedarf auch problemlos mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern geteilt werden - ein klarer Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz!
Das Risiko von Verlust und Beschädigung abstellen
Papierdokumente sind anfällig für Beschädigung und Verlust. Bei falscher Handhabung oder einem Schadenereignis gehen wichtige Informationen möglicherweise für immer verloren. Die Digitalisierung von Dokumenten durch Einscannen wirkt dem Risiko eines Verlusts wirksam entgegen. Damit aber nicht nur größere Datenmengen bequem ins Netz gebracht werden können, sondern auch die Qualität der gescannten Dokumente keine Wünsche offenlässt, sollte idealerweise auf einen Hochleistungsscanner mit starker Bildqualität auch bei vielen Vorlagen je Minute zurückgegriffen werden. Eine klare Empfehlung dürfte hinsichtlich dieser Anforderungen der Kodak i4250-Dokumentenscanner bis DIN A3 und mit einer Einlesegeschwindigkeit von bis zu 110 Seiten pro Minute sein. Das genannte Gerät wird herstellerseitig für den Einsatz in Bereichen mit einem täglichen Scanvolumen von bis zu 40.000 Seiten empfohlen. Die Auflösung beträgt bis zu 600 dpi und die Kodak Capture Pro Software Limited Edition zur einfachen Bearbeitung und Optimierung von eingescannten Dokumenten ist bereits mit dabei.
Fazit: Hochleistungsscanner imponieren mit einfachem Handling
und starkem Drucktempo
Das Angebot an Scannern ist riesig. Im Sortiment seriöser Anbieter von IT-Hardware - wie etwa bei OFFICE Partner - finden sich sowohl kleine mobile Geräte (beispielsweise zum Einscannen von Visitenkarten oder Papierfotos) als auch stationäre Varianten mit eingebauten Netzwerkfunktionen, die mit großen Eingabemengen hervorragend zurechtkommen. Modelle wie die Hochleistungsscanner aus der Kodak Alaris-Reihe imponieren mit einfachem Handling, hervorragenden Bildergebnissen sowie einem hohen Scantempo. Vor allem aber können diese Geräte mit Fug und Recht behaupten, auch mit großen Dokumentenmengen spielend einfach zurechtzukommen. Es lohnt sich für praktisch jedes Unternehmen, über die Umstellung auf digitale Büroverwaltung nachzudenken. Denn eingescannte Unterlagen sind nicht nur schneller verfügbar und gut vor Verlust und Beschädigung geschützt, sondern auch nach Schlagworten durchsuchbar. Ein weiterer Vorteil des papierlosen Büros ist, dass dein Rücken geschont wird, da niemand mehr schwere Aktenordner heben oder in staubigen Archiven wühlen muss. Darüber hinaus fördert ein papierloses Büro die Umweltfreundlichkeit, spart Kosten für Papier und Drucker, erhöht die Effizienz durch digitale Suchfunktionen und verbessert die Sicherheit deiner Dokumente durch verschlüsselte Speicherung und einfache Backups.
