Mobile Geräte für den Außendienst:
Mit Smartphone, Notebook, Drucker und Scanner unterwegs
Wer im Außendienst tätig ist, Termine bei Kunden und Geschäftspartnern wahrnehmen und dabei auf Informationen, Dokumente und Daten zurückgreifen muss, benötigt entsprechendes Equipment. Die mitgeführten Geräte sollten nicht nur leicht transportierbar sein, sondern auch robust genug, um dem mitunter harten Alltag unterwegs standzuhalten. Auch muss stets ausreichend Energie zur Verfügung stehen, damit Notebook, Mobildrucker oder Scanner nicht plötzlich und unerwartet mangels Akkukapazität den Dienst versagen. Dank des breiten Angebotes an geeigneten mobilen Geräten für den Außendienst sind passende Produkte meist rasch ausgemacht. Gleichwohl gibt es ein paar Dinge zu beachten, damit der Kauf in jeder Hinsicht ein Erfolg wird und sich im späteren Einsatz keine unerwarteten Probleme einstellen. Im folgenden Beitrag haben wir versucht, einen Abriss der wichtigsten Eckpunkte zur gelingenden Wahl von mobilen Geräten für den Außendienst zusammenzutragen.
Mehr als nur zum Telefonieren: Das Smartphone als Basiswerkzeug
Quasi als Basiswerkzeug für jeden Außendienstmitarbeiter gilt das Smartphone. Mit ihm lässt sich nicht nur die Verbindung zur Firma aufrechterhalten, vielmehr sind schnelle Terminabsprachen mit Kunden oder kurzfristige Änderungen von geplanten Zusammenkünften mit Geschäftspartnern anders kaum möglich. Zudem bietet ein modernes Smartphone heute weit mehr als nur Kommunikationsfunktionen wie Telefon, E-Mail oder Messenger, sondern auch Recherchen im Internet, Aufzeichnungen per Mikrofon und Kamera und sogar Tabellenkalkulationen sind längste möglich. Vorausgesetzt natürlich, Sie entscheiden sich für ein Modell in entsprechend leistungsstarker Ausführung. Machen Sie bei der Anschaffung daher nicht den Fehler, ausschließlich auf den Preis zu schauen, sondern denken Sie ruhig gleich ein wenig in Richtung Zukunft: Welches Smartphone hat das Zeug, im Außendienst heute und auch morgen noch als leistungsstarkes Gerät klaglos Dienst zu tun? Modelle wie beispielsweise das Samsung Galaxy S23 Ultra 5G sind hier durchaus einen näheren Blick wert. Und wer auf hohe Datensicherheit und eine erprobt funktionale Hard-/Softwareharmonie Wert legt, könnte mit dem iPhone 14 Pro Max
in 256GB-Ausführung seinen Favoriten finden.
Laptops für den harten Alltag unterwegs
In vielen Fällen wird neben dem Smartphone auch ein Laptop für den Außendienst erforderlich sein. Angenehm schlanke Modelle wie zum Beispiel das 13,3-Zoll HP ProBook 430 G8 mit Intel(R) Core(TM) i5-1135G7-Prozessor, 16 GB Arbeitsspeicher und einer flinken 512 GB SSD-Festplatte haben hier vor allem wegen der erstaunlich guten Akkulaufzeit von bis zu 12 Stunden und 45 Minuten die Nase vorn.
Apropos Akkulaufzeit: Da die Batterielaufzeit bei Notebooks je nach Modell und Nutzung erheblich variieren kann, sollten Sie bereits beim Kauf eines für den mobilen Einsatz im Außendienst vorgesehenen Gerätes unbedingt darauf achten, möglichst eine Premium-Ausführung mit langer Strom-Ausdauer zu finden. Im Allgemeinen sind die meisten Business-Laptops für eine Betriebsdauer von mehreren Stunden mit einer einzigen Ladung ausgelegt. Allerdings kann die Akkulaufzeit durch Faktoren wie die Anzahl angestoßener Ausdrucke beim verbundenen Mobildrucker, die Nutzung drahtloser Netzwerke mit schwachem Sendesignal oder sehr langen Betriebszeiten eingeschränkt werden. Es könnte sich daher durchaus lohnen - sofern Ihnen derartige Situationen nicht unbekannt sind - immer ein Netzgerät für Nachlade-Vorgänge beim Kunden oder einem Geschäftspartner mitzuführen. Aufgrund der hohen Leistungsaufnahme eines Laptop-Akkus kommen klassische Powerbanks für eine Stromversorgung unterwegs leider nicht infrage - ein Fakt, den Sie unbedingt bedenken sollten.
Tipp: Vergessen Sie nicht, gleich eine passende Notebooktasche mitzukaufen! Gute Ausführungen wie beispielsweise die DICOTA Base XX Toploader-Tasche für 13- und 14-Zoll-Laptops sind schon für wenig Geld zu haben.
In manchen Fällen genügt ein Tablet
Eine gute Alternative und ein hervorragender Kompromiss irgendwo in der Mitte zwischen Smartphone und Laptop ist im Außendienst ein Business-Tablet. Mit einem solchen mobilen Gerät lassen sich - vor allem bei gekoppelter Funktastatur - viele Aufgaben problemlos lösen, ohne dass es eines „großen“ Notebooks bedarf. Empfehlenswerte Tablets wie das
Microsoft Surface Pro 8 mit schnellem Intel(R) Core(TM) i7-1185G7-Prozessor, 16 GB Arbeitsspeicher und einer 256 GB SSD-Festplatte sowie dem aktuellen Betriebssystem Windows 11 haben sich im harten Außendienstalltag bereits mehrfach bewährt.
Mobil drucken? Kein Problem!
Tragbare Drucker von guter Qualität sind perfekt für Mitarbeiter im Außendienst geeignet. Mit den mobilen Geräten können sowohl kaufmännische Angestellte und Vertriebler als auch Transportfahrer, Parkplatzwächter und Handwerker unmittelbar benötigte Dokumente, Verträge oder Etiketten direkt am Ort des Geschehens zu Papier bringen. Während DIN A4-Modelle wie der Canon PIXMA TR150 (unterstützt WLAN, USB und selbstverständlich auch Apples AirPrint und Googles Cloud Print - Artikelnummer 12653406 bei OFFICE Partner) beispielsweise das ideale Werkzeug zum Ausdrucken von Verträgen, Lieferscheinen oder Angeboten sind, haben handliche Etikettendrucker überall dort die Nase vorn, wo kleinformatige Belege oder Aufkleber schnell, flexibel und kostensparend mit bestimmten Angaben versehen werden sollen.
Während manche Geräte vor allem für den Einsatz in Räumen gedacht sind, finden sich im umfangreichen Sortiment seriöser Büroartikelhändler auch Modelle, die so robust sind, dass sie auch im Freien verwendet werden können. Als Beispiel sei hier der mobile Drucker Zebra ZQ511 genannt, ein Thermodirekt-Gerät für Medienbreiten bis zu 80 mm mit Dual Funkmodul und WLAN-, Bluetooth- sowie USB-Konnektivität.
Dokumente mit einem Mobilscanner direkt vor Ort digitalisieren
In unserer zunehmend virtuellen Welt werden viele Dokumente, Verträge und andere Geschäftsunterlagen längst nur noch in digitaler Form abgelegt. Um Schriftstücke bereits direkt vor Ort beim Kunden oder einem Geschäftspartner online verfügbar zu machen bzw. in die vom Unternehmen genutzte Cloud zu transferieren, sind mobile Scanner eine ebenso sinnvolle wie intelligente Lösung. Mit einem hochwertigen Gerät wie dem Canon imageFORMULA P-215II können Dokumente bis zu einer Größe von DIN A4 in der Auflösung von 600 x 600 dpi und mit einem Tempo von bis zu 15 Seiten pro Minute gescannt werden.
Auch ans Zubehör für Drucker & Co. denken!
Wenn Sie einen mobilen Drucker für den Außendienst oder einen Taschenscanner mitführen wollen, sollten Sie unbedingt auch an passendes Zubehör denken. Neben einem Zweit-Akku und ggf. einem Anschlusskabel (sofern Sie keine Drahtlosverbindung nutzen wollen) ist eine schützende Tasche dabei wohl am wichtigsten. Gute Modelle - am besten vom gleichen Hersteller, von dem auch der Drucker stammt - schützen das hochwertige Gerät und sorgen dank der leichten Zugriffsmöglichkeiten zugleich dafür, dass der Aufbau vor Ort nicht zu einer langwierigen Angelegenheit wird. Beim Transport mobiler Scanner verhält es sich ganz ähnlich. Hier sei exemplarisch die Canon Scanner-Transporttasche für den bereits erwähnten P-215-Scanner genannt. Sie hat die Artikelnummer 1457591 bei OFFICE Partner und ist nicht nur sehr flexibel und gut verstaubar, sondern auch optisch attraktiv.
Fazit: Gut ausgestattet im Außendienst unterwegs zu sein, ist leichter als gedacht
Mobile Lösungen für den Außendienst machen es leicht, bei Kunden, auf Baustellen oder bei Meetings jederzeit gesprächsbereit und bestens vernetzt zu sein. Moderne Geräte in robuster Ausführung und mit langer Akkulaufzeit zeigen im Einsatz ihre Stärke und sind eine wesentliche Voraussetzung für Effizienz bei Kundenkontakten oder Terminen mit Geschäftspartnern. Dank des breiten Angebotes geeigneter Produkte und passenden Zubehörs kann ein gelingender Kauf meist rasch erfolgen.
