Passende Tools und starke Hardware:
Diese Werkzeuge benötigen Sie für effektive Teamarbeit und gelingende Meetings
Die Grenze zwischen Arbeitsleben und Freizeit verschwimmt immer mehr. Längst werden in vielen Unternehmen hybride Lösungen genutzt, die den Mitarbeitern eine große Flexibilität hinsichtlich Dienstzeit und Arbeitsort ermöglichen. Verbunden sind diese modernen Möglichkeiten jedoch mit der Herausforderung, die Informationsströme innerhalb des Unternehmens, aber auch gegenüber Geschäftspartnern, Zulieferern und Kunden im Auge zu behalten. Vom Chef über das Führungsteam und die internen Kommunikatoren bis hin zum einzelnen Mitarbeiter sind hierfür Bedingungen zu schaffen, die allen Anforderungen gerecht werden und dabei helfen, Fehler zu vermeiden. Mit modernen Kommunikationstools für effektive Teamarbeit und Meetings lässt sich dies ebenso sauber wie clever erreichen. Auf was dabei im Besonderen geachtet werden sollte und welche Geräte Sie in Ihrem Unternehmen unterstützen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Das Ziel: Erfolgreiche Zusammenarbeit mit allen Beteiligten
In der heutigen Geschäftswelt verfügen wir über immer mehr Informationsquellen, die wir im Auge behalten müssen. Angefangen beim guten alten Telefon über E-Mails bis hin zu über Sozial Media Kanälen und Cloudspeicherlösungen reicht dabei die Bandbreite der eingehenden bzw. gespeicherten Nachrichten und Dokumente. Gleichzeitig haben wir - insbesondere seit der Corona-Phase - die Zeitmenge reduziert, in der wir uns physisch treffen: Viele Meetings, Konferenzen und Gespräche passieren heute virtuell oder hybrid. Es ist daher kein Wunder, dass wir Strukturen für unsere neue Arbeitsweise schaffen müssen, die eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit allen Beteiligten ermöglichen. Dies gilt ganz unabhängig davon, wie weit ein Unternehmen auf dem Weg zu einem nachhaltigen digitalen Arbeitsplatz bereits fortgeschritten ist, denn auch bei etablierten Systemen und Arbeitsweisen gibt es oft noch erhebliches Verbesserungspotenzial.
Strategie und Taktik finden
Um einen nachhaltigen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem es einerseits um die Sicherstellung des uneingeschränkten und schnellen Informationsaustausches zwischen Teams geht, andererseits aber auch der Mensch - sei es ein Mitarbeiter des eigenen Unternehmens, ein Kunde oder ein Geschäftspartner - im Mittelpunkt steht, muss zunächst ein Konsens hergestellt werden. Im gesamten Betrieb ist auszuloten, welche Strategie und Taktik die beste Grundlage für einen erfolgreichen Einsatz moderner Kommunikationstools für effektive Teamarbeit und Meetings darstellt. Eine solche Grundlagenerhebung umfasst den technischen Aufbau und das Management genauso wie die Arbeitsweisen, die digitale Führung und nicht zuletzt die Sicherheit. Der letzte Punkt wird nicht selten vergessen und obwohl sich die meisten Menschen vor allem über externe Sicherheitsbedrohungen Sorgen machen, liegt das größte Sicherheitsrisiko letztlich doch bei den Benutzern selbst. Hier muss stets mit geeigneter Technik (Schutzsoftware, geeignete Geräte usw.) gearbeitet werden. Außerdem sollte bei der Vorbereitung - und Nutzung! - moderner Kommunikationstools für effektive Teamarbeit und Meetings immer auch die sogenannte "Usability", also die Benutzerfreundlichkeit, im Fokus stehen. Denn zufriedene Mitarbeiter sind produktiver, fehlen seltener und entwickeln häufig eine stärkere Kreativität als diejenigen, die unzufrieden mit ihrer Arbeit sind.
Welche Geräte unterstützen die interne Kommunikation bei Teamarbeit und Meetings?
Für die interne Kommunikation bei Teamarbeit und Meetings gibt es verschiedene Tools, die aus analogen Elementen (z. B. "Schwarze Bretter", Personalhandbücher u. ä.), vor allem aber aus geeigneter IT- und Kommunikationshardware bestehen. Um hier effektiv vorzugehen, ist es wichtig, ausschließlich Tools zu wählen, die zum betroffenen Unternehmen passen. Je nach Branche und Ausrichtung sind das beispielsweise großformatige Monitore wie etwa die LG 49VL5G-M Digital Signage-Videowall mit 123-cm-Bildschirm oder Mikrofone für mittlere und große Besprechungsräume wie das Yealink VCM36-W Mikrofon-Array für Videokonferenzen.
Auch geeignete Lautsprecher, bei denen jeder Teilnehmer eine gleich gute Akustik erwarten darf, gehören zur Ausstattung von Teamarbeits- und Meeting-Bereichen. Empfehlenswert ist hier beispielsweise die Poly Studio R30 Videoleiste, die für kleinere Meetingräume konzipiert wurde und eine klare Sprachqualität inklusive der Ausfilterung von störenden Hintergrundgeräuschen bietet. Die leistungsstarken Lautsprecher mit Schalldämpfung und Passivmembran sind hier sogar mit einem Beamforming-Mikrofon Array und einer Ultra HD-Kamera kombiniert, sodass sich eine clevere aus 3-in-1-Lösung zum überaus fairen Preis ergibt.
Auch an Teamarbeit "aus der Ferne" denken!
Neben den benötigten Geräten im Besprechungsraum sollte auch an eine gute Ausstattung jener Mitarbeiter gedacht werden, die sich von anderen Orten, also etwas aus dem Home Office, zuschalten. Bei der Teamarbeit "aus der Ferne" sollte ebenfalls gute Hardware zum Einsatz kommen, also etwa leistungsstarke Notebooks wie das MacBook Air von Apple in der 15,3" Ausführung mit schnellem M2-Prozessor, 8 GB RAM und 256 GB SSD-Festplatte. Mit einem solchen Gerät ist bei der Kommunikation sowohl eine gute Sprachübertragung, als auch ein brillantes Bild zu erwarten. Zugeschaltet werden kann der betreffende Mitarbeiter dann beispielsweise kinderleicht per Zoom.
Apropos Zoom: Zoom-Meetings können sowohl als direktes Video-Treffen zwischen zwei Personen oder simpler Sprachanruf, als auch als Konferenz mit mehreren Teilnehmern durchgeführt werden. Möglich sind hier sogar große Vorlesungen oder Präsentationen mit bis zu tausend Teilnehmern. Als modernes Kommunikationstool für effektive Teamarbeit und Meetings bietet Zoom zudem die Möglichkeiten zur Durchführung von Webinaren. Zoom-Webinare sind dabei so konzipiert, dass der Gastgeber und möglicherweise auch einzelne Diskussionsteilnehmer ihre Webcam, ihr Mikrofon und ihren Bildschirm teilen können. Andere Teilnehmer wiederum können nur zuhören oder haben die Möglichkeit, über bestimmte Themen und Antworten zu interagieren bzw. zu chatten. Auch können Umfragen durchgeführt und sogar Bildschirme geteilt werden. Auch kann der Gastgeber des Meetings das Mikrofon für einen einzelnen Teilnehmer aktivieren, damit dieser sprechen kann. Grundsätzlich ähneln Zoom-Webinare als Tool für effektive Teamarbeit und gelingende Meetings virtuellen Hörsälen oder Auditorien. Sie eignen sich perfekt für ein großes Publikum oder bei öffentlich zugänglichen Veranstaltungen mit mehr als 50 Teilnehmern. Dies können Vorträge, Aufführungen oder Ähnliches sein.
Manchmal vergessen: Das Telefon als Kommunikationstool für die Teamarbeit
Neben all den modernen IT-Hardwarekomponenten zur effektiven Teamarbeit und für Meetings wird ein ebenso bewährtes wie auch heute noch in vielen Fällen unverzichtbares Gerät oftmals vergessen: Das Telefon! Insbesondere für kurze Rückfragen ist es nicht selten erheblich einfacher, schnell zum Telefon zu greifen und nicht erst eine Videokonferenz zu starten. Möglich sind hier Festnetzgeräte wie beispielsweise das Telekom Sinus A12-Telefon mit Basis und Anrufbeantworter für den analogen Anschluss oder das kleine, handliche Gigaset E630HX Mobilteil. Sinnvoll sind ferner Smartphones wie das inzwischen recht günstige iPhone 13 in der 128-GB-Ausführung.
Fazit: Viele hervorragende Tools für gelingende Kommunikation und Tele-Meetings
Eine gelingende Kommunikation im Unternehmen ist entscheidend für die Schaffung eines gut funktionierenden Arbeitsumfelds, in dem sich die Mitarbeiter eingebunden, motiviert und informiert fühlen, in dem der Kontakt zu externen Partnern und Kunden reibungslos funktioniert und wo der gesamte Informationsfluss reibungslos verläuft. Der Austausch von Nachrichten und Ideen zwischen Beschäftigten, Abteilungen und dem Management zum Erreichen von Zielen, dem Aufbau von Verständnis und der Wahrung bestimmter Werte der Firmenphilosophie trägt dazu bei, erfolgreich zu bleiben und zugleich eine Kultur der Offenheit und des Vertrauens zu schaffen. Ist sichergestellt, dass alle auf das gleiche Ziel hinarbeiten und Entscheidungen auf der Grundlage gemeinsamer Richtlinien und Informationen treffen, werden Missverständnisse und Verwirrung reduziert und unterm Strich die Produktivität erhöht. Dank des hervorragenden Angebots passender Hardware - von der Video-Wall über Kameras, Lautsprechern und Mikrofonen bis hin zu Laptop und Telefon - ist die Ausstattung des eigenen Unternehmens in aller Regel schnell erledigt.
