Datenschutz am Drucker:
Moderne Multifunktionsgeräte als Sicherheitsgarant
Nicht nur in der Personalabteilung eines Unternehmens fallen jede Menge sensible Daten an. Auch Bilanzen, Verträge, Kundenlisten und viele weitere Dokumente dürfen nicht in falsche Hände geraten. Neben anderen Bürogeräten kommt dabei vor allem den Druckern und Multifunktionsgeräten eine wichtige Rolle zu. Moderne Geräte sind heute aber glücklicherweise so konstruiert, dass sie als echter Sicherheitsgarant in Sachen Datenschutz gelten können. Im folgenden Beitrag vertiefen wir dieses Thema und zeigen Ihnen, welche Modelle sinnvoll sind und was Sie in Ihrem Unternehmen gegen ungewollten Informationsabfluss tun können.
Sicherheit und Schutz von Daten am Drucker und Multifunktionsgerät
Unternehmen sind heute nicht nur in zunehmendem Maße der Gefahr eines von außen kommendem unbefugtem Zugriff auf Informationen ausgesetzt, sondern müssen auch innerhalb der Büroräume Sicherheitsvorkehrungen treffen, um den Schutz von Daten jederzeit zu gewährleisten. Neben den Attacken auf Websites oder Netzwerke durch DoS-Angriffe muss einerseits der Abruf personenbezogener Daten durch externe Dritte über das Internet verhindert, andererseits aber auch ein klassischer Ausspähversuch vor Ort ausgeschlossen werden. Besondere Herausforderungen ergeben sich neben alldem durch das Wachstum von Cloud-Technologien, die zwar mehr Effizienz und einzigartige Möglichkeiten zur gemeinsamen Nutzung und Erfassung von Daten schaffen, Unternehmen aber auch anfälliger für unberechtigten Informationsabfluss machen. Cyberkriminelle suchen nämlich immer wieder nach Schwachstellen, über die sie an Daten gelangen und auf diese Weise Chancen zum Missbrauch nutzen können. Hier gilt es, effektive Schutzlösungen auch für den Bereich von Druckern und Multifunktionsgeräten zu schaffen.
Manche Daten sind besonders stark zu schützen
Neben allgemeinen Firmen- und Bilanzdaten gibt es in den meisten Unternehmen sensible personenbezogene Daten über Mitarbeiter oder Kunden. Da diese Informationen von Natur aus ein höherer Schutzbedarf innewohnen, unterliegen sie besonderen Anforderungen beim Umgang - etwa, wenn mittels Arbeitsplatzdrucker Adresslisten oder Personalbögen erstellt werden. Die Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten ist nach den geltenden Rechtsvorschriften (beispielsweise der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung / EU-DSGVO) ohnehin nur in bestimmten Fällen und unter Beachtung eines restriktiven Umgangs gestattet. Bevor Sie in Ihrem Unternehmen sensible personenbezogene Daten verarbeiten oder ausdrucken, müssen Sie sich daher über die Grundlage für die Verarbeitung im Klaren sein und wissen, wie Sie genau vorzugehen haben.
Was sind sensible personenbezogene Daten?
Zu den besonders schützenswerten personenbezogenen Daten gehören beispielsweise Adressangaben, Telefonnummern, Gehaltsinformationen sowie steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Details. Auch Beurteilungsdaten, Zeugnisse, Daten über das Ergebnis eines Persönlichkeitstests oder Persönlichkeitsprofile betreffen die Privatsphäre einer Person und sind entsprechend sensibel zu behandeln. Es sollte also auf keinen Fall vorkommen, dass Sie eine Leistungseinschätzung oder einen Lohnzettel auf dem Scanglas des MuFu-Kopierers oder im Druckausgabeschacht vergessen.
Manche Informationen dürfen (fast) nie gespeichert werden
Informationen über die ethnische Herkunft, politische, religiöse oder philosophische Überzeugungen, die Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft oder auch genetische oder biometrische Daten, die zur eindeutigen Identifizierung einer Person dienen könnten, dürfen grundsätzlich gar nicht gespeichert werden. Auch Gesundheitsdaten (also sämtliche Aspekte der Gesundheit einer Person, wie etwa Ergebnisse aus Laboruntersuchungen oder Einschätzungen des Krankheitsrisikos) unterliegen einer hohen Schutzklasse. Derartige Informationen dürfen - wenn überhaupt - nur unter strengsten Auflagen gespeichert oder ausgedruckt werden.
Einzellösungen für den Datenschutz am Drucker reichen oft nicht aus
Angesichts der vielfältigen Sicherheitsbedrohungen reichen Einzellösungen kaum mehr aus, um in Unternehmen - gleich welcher Größenordnung - einen angemessenen Datenschutz zu erreichen. Gefragt sind daher innovative Technologien, die gepaart mit der sensiblen Gestaltung bestimmter Arbeitsprozesse verhindern, dass Daten am Drucker oder MuFu in die falschen Hände geraten. Werkzeuge wie die Geräteerkennung, ein passendes Dokumentenmanagement, klug gesetzte Zugriffsrechte und nicht zuletzt die Sensibilisierung der Mitarbeiter im Unternehmen helfen dabei, einen größtmöglichen Datenschutz zu erreichen - auch und besonders beim Drucken, Kopieren und Scannen.
Passende Funktionalitäten und Technologien für den Datenschutz am Drucker
Um einen Drucker für den Datenschutz fit zu machen, sollte er eine Reihe von Funktionalitäten und Technologien mitbringen, um bösartige Angriffe, die Verbreitung von Malware und die unbefugte Nutzung zu verhindern. Alle Zugriffspunkte - lokal wie online - müssen ausreichend gegen den Zugriff durch unberechtigte Dritte geschützt sein, und zwar sowohl für übertragene Informationen als auch durch Personen am Standort des Gerätes. Sinnvoll ist es, wenn eine umfassende Firmware-Überprüfung entweder beim Start oder bei der Aktivierung des Druckers durch einen autorisierten Benutzer erfolgt. Werden unerklärliche Änderungen festgestellt, sollte eine Warnmeldung ausgegebene werden. Außerdem gilt es, die Installation von Schadsoftware auf dem Drucker zu verhindern.
Bedrohungen direkt an der Quelle neutralisieren
In jedem Fall erweist es sich als effektiv, wenn Bedrohungen direkt an der Quelle neutralisiert werden, gleichzeitig aber auch eine versehentliche Übertragung wichtiger Daten an Unbefugte verhindert wird. Auszudruckende oder eingescannte Dokumente sollten durch das System immer erst dann freigegeben werden, wenn der richtige Benutzer direkt am Gerät ist. So sind die Informationen vor unbefugtem Zugriff und Einblick wirksam geschützt.
Erweiterte Sicherheit für bestimmte Drucker
Gute Geräte wie der 3-in-1-Multifunktionsdrucker Xerox VersaLink C7120, ein Farblasergerät zum Drucken, Scannen und Kopieren bringen effiziente Tools zur Gewährleistung des Datenschutzes bereits mit. Im vorliegenden Fall heißt die von Xerox entwickelte Schutzlösung "ConnectKey". Die clevere Technologie hilft dabei, böswillige Angriffe von außen abzuwehren, die Verbreitung von Malware zu verhindern und nicht autorisierte Zugriffe auf den Drucker auszuschließen. Um das zu erreichen, sind unter anderem alle Zugriffsstellen - wie zum Beispiel das Bedienfeld und die Benutzeroberfläche des Gerätes - speziell gesichert. Sollten unautorisierte Zugriffe oder Manipulationen am Multifunktionsdrucker festgestellt werden, kommt es sofort zu einem Warnhinweis. Außerdem kann ConnectKey eine bewusste oder auch versehentliche Übertragung vertraulicher Informationen an nicht befugte Dritte wirkungsvoll verhindern. Und schließlich gibt es eine Funktion, mit der nicht mehr benötigte, zuvor auf dem Drucker verarbeitete und gespeicherte Daten mithilfe spezieller Datenbereinigungsalgorithmen automatisiert gelöscht werden.
Zentrale Netzwerkdrucker mit PIN-Code oder ID-Karte sichern
Zentrale Netzwerkdrucker (z. B. im Flur oder in allgemein zugänglichen Bereichen) bedürfen besondere Datenschutzmaßnahmen. Hier muss durch geeignete Technologien sichergestellt werden, dass ausschließlich die jeweils berechtigten Personen an die Ausdrucke gelangen. Um dies zu erreichen, kommen in vielen Fällen PIN-Lösungen oder spezielle ID-Karten zur persönlichen Identifikation des Nutzers zum Einsatz. Multifunktionsdrucker wie der HP Color LaserJet Enterprise Flow MFP 6800zfsw mit 1000 Benutzer-PIN-Codes sind dazu bestens geeignet.
Die Mitarbeiter sensibilisieren
Neben den rein technischen Aspekten gilt es, die Mitarbeiter regelmäßig für einen rechtskonformen und klugen Umgang mit anfallenden Daten und Informationen zu sensibilisieren. Um dies zu erreichen, sollten in kurzem Abstand Schulungen durchgeführt und auch stichprobenhafte Kontrollen durch die Geschäftsleitung oder den betrieblichen Datenschutzbeauftragten erfolgen. Ferner muss es eine Selbstverständlichkeit sein, dass Dokumente, die aus dem Drucker kommen oder gescannt werden sollen, vor oder nach der Arbeit sicher verwahrt werden. Mit einer guten Aufbewahrungslösung wie der praktischen DURABLE Schubladenbox 760627 lassen sich Schriftstücke, Urkunden, Briefe, Zeugnisse und vieles mehr bis zum Format DIN C4 gut und sicher unterbringen. Der Clou: Die genannte Box bietet in der oberen Ebene eine abschließbare Schublade, die zusätzliche Sicherheit für besonders vertrauliche Unterlagen bietet.
Fazit:
Guter Datenschutz ist mit modernen Druckern keine Zauberei
Datenschutz und Datensicherheit müssen in jedem Unternehmen und zu jeder Zeit höchste Priorität genießen. Nur so lassen sich die strengen Vorgaben der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung sowie anderer Rechtsvorschriften einhalten und Probleme durch den Abfluss sensibler Informationen im Vorfeld vermeiden. Moderne Drucker und Multifunktionsgeräte helfen dank ausgeklügelter Sicherheitslösungen dabei, einen umfassenden Schutz für alle Systemkomponenten und Schwachstellen zu schaffen. Mit ihnen ist guter Datenschutz im Büro keine Zauberei, sondern leicht zu verwirklichen.
