Solo oder Multifunktion? Wann sich All-in-One-Drucker lohnen

Eine Frage des Bedarfs: Multifunktionsdrucker oder Einzelgerät?

Auf den ersten Blick könnte der Kauf eines Druckers, eines Scanners oder Kopierers als leicht zu bewältigende Aufgabe angesehen werden. Doch im riesigen Sortiment von heute gibt es unzählige Varianten, Optionen und Ausstattungslinien mit vielen Funktionen und zu stark variierenden Preisen. Schnell kann dann - sei es im Unternehmen oder dem heimischen Bereich - die Frage aufkommen, ob lieber einzelne Geräte zum Drucken, Scannen, Kopieren und Faxen angeschafft werden sollen, oder ob ein Multifunktionsmodell die bessere Wahl wäre. In diesem Beitrag geben wir Ihnen ein paar wertvolle Tipps, wie Sie sich eine solche Entscheidung erleichtern können.

Die Digitalisierung erfordert neues Denken

Der Beginn der Digitalisierung, wie wir sie heute im Wesentlichen kennen beziehungsweise was wir darunter verstehen, liegt Mitte der 1990er Jahre. Zu dieser Zeit wurde damit begonnen, im Büro immer mehr Prozesse zu optimieren. Dazu gehörte natürlich auch der Bereich des Kopierens und Druckens. Wurden Kopierer bislang - wie es ihr Name ja suggeriert - praktisch ausschließlich zum Kopieren genutzt, konnten dank des Einsatzes moderner PC-Technologie nun auch multifunktionale Anwendungen auf dem Kopierer ausgeführt werden - etwa das Einscannen von Schriftstücken. Schnell war der Multifunktionsdrucker geboren.

Heute fordern immer mehr Ökonomen und auch öffentlichen Verwaltungen das papierlose Büro mit E-Akte und Digitalarchiv. Zugleich ist es aber aufgrund verschiedener gesetzlicher Regelungen und auch angesichts der Lebenswirklichkeit noch lange nicht möglich, völlig papierlos zu sein. Insbesondere wenn es um Korrekturen, Pläne und ähnliche Dinge geht, möchten viele Benutzer lieber auf „echtem“ Papier arbeiten als an einem Computerbildschirm.

Möglicherweise ist es in gewissem Maße ja auch ein Generationenproblem und hat mit den hergebrachten, Mechanismen im Büroalltag zu tun, denn vor allem ältere Mitarbeiter sind es gewohnt, auf Papier zu arbeiten und drucken daher immer noch viel. Die jüngere Generation hingegen, die es gewohnt ist, täglich mit Smartphones oder Tablets zu arbeiten, druckt heute schon deutlich weniger.

Eines aber ist den unterschiedlichen Nutzergruppen gemeinsam: Sie bringen durch Digitalisierungsmaßnahmen Dokumente in eine virtuelle Umgebung. Diese werden dann entweder archiviert oder durch ein Dokumentenmanagementsystem verarbeitet. Dabei spielt es zunächst keine Rolle, ob ein reiner Scanner oder ein Multifunktionsdrucker zum Einsatz kommt, denn beide Gerätetypen - sei es von Canon, Brother, Xerox, HP oder anderen großen Markenherstellern - bieten heute geeignete Formate zum Scannen und zur Weiterverarbeitung. So können die gescannten Dokumente leicht als PDF/PDF/A, JPEG, TIFF, M-TIFF gespeichert und später genutzt werden.

Kompakter Helfer: Das Multifunktionsgerät ("MuFu")

Multifunktionsdrucker bieten nicht nur in Unternehmen verschiedener Größenordnung, sondern auch im Home-Office und dem Privathaushalt eine ganze Reihe von Vorteilen. Die einzelnen Funktionen wie Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen sind hier in einem kompakten Gerät zusammengefasst. Es könnte also gesagt werden: Multifunktionsgeräte sind unabhängig von der Branche ein wertvoller Helfer. Auch Steuerberater, Versicherungsmakler und Finanzdienstleister verwenden All-in-One-Geräte gern zum abwechselnden Kopieren, Drucken und Scannen und andere Branchen wie Ärzte oder Apotheken, Rechtsanwälte und Notare nutzen darüber hinaus vielfach auch die Faxfunktion, die in einigen Bereichen weiterhin unverzichtbar ist.

Immer erst die Grundsatzfragen beantworten

Doch was ist nun in Ihrem konkreten Fall besser - ein „MuFu“ oder mehrere Einzelgeräte? Um diese Frage zielführend zu beantworten, müssen Sie zunächst wissen, welche Anforderungen Sie im Alltag abdecken wollen. Möchten Sie zum Beispiel, dass Ihr neuer Drucker neben der Funktion des reinen Bedruckens von Papier auch die Möglichkeit bietet, hin und wieder Dokumente zu scannen oder zu kopieren? Dann hängt es wiederum von der zu erwartende Menge ab. Grundsätzlich gilt: Wer vor allem drucken möchte und die Kopier- und Scan-Funktion nur gelegentlich nutzt, dürfte mit einem Multifunktionsmodell besser bedient sein als mit drei (oder bei der Notwendigkeit eines Faxes sogar vier) Einzelgeräten. Wer hingegen größere Mengen an Vorlagen zu digitalisieren hat oder häufig Kopien benötigt, dem seien auf jeden Fall Einzelgeräte empfohlen. Zwar beanspruchen die naturgemäß mehr Platz, für den professionellen Einsatz sind sie aber nahezu unverzichtbar.

Beispiel für ein hervorragendes Multifunktionsgerät

Das HP Color LaserJet Pro M479fdw-MuFu-Modell soll hier als Beispiel für ein hervorragendes Multifunktionsgerät mit Druck-, Scan-, Kopier- und Faxfunktion einschließlich Duplex-Druck genannt werden. Der 4-in-1-Drucker verfügt über USB, LAN und Wi-Fi, hat einen automatischen Dokumenteneinzug (ADF) für beidseitiges Scannen in einem Durchlauf und überzeugt nicht zuletzt mit der Standardpapierkapazität von 300 Blatt, die auf Wunsch auf bis zu 850 Blatt erweitert werden kann. Das wirklich tolle Gerät ist eine praktische All-in-One-Lösung sowohl für kleine und mittelgroße Unternehmen als auch für das Heimbüro und den täglichen Druckbedarf. Sein kompaktes Design macht das Gerät neben alldem auch ideal für beengte Platzverhältnisse.

Wenn Einzelgeräte besser sind, dann ...

In Büros, in denen vor allem ein hohes Scan- und Kopiervolumen im Vordergrund steht, bietet sich die Anschaffung von Einzelgeräten an. Als Drucker könnte hier ein Canon MAXIFY GX5050 MegaTank-Tintenstrahlgerät für den Druck bis DIN A4 über USB, WLAN oder LAN infrage kommen. Das Gerät verfügt über eine Duplex-Funktion zum beidseitigen Bedrucken von Papier, hat sparsame nachfüllbare Tintentanks und überzeugt sowohl mit seiner Druckauflösung von bis zu 600 x 1.200 dpi als auch mit einem Drucktempo von ca. 24 Seiten/Minute in Schwarzweiß bzw. ca. 15,5 Seiten in Farbe. Der Maxify GX5050 von Canon bietet effizienten und kostengünstigen Druck für kleine Unternehmen oder Heimbüros. Das Gerät ist benutzerfreundlich gestaltet und verfügt über eine einfache und robuste Schnittstelle. Es bietet sowohl drahtlose als auch kabelgebundene Konnektivität, einschließlich Wi-Fi, Ethernet und USB. Mobiles Drucken wird auch über die Canon PRINT-App, Apple AirPrint und Google Cloud Print unterstützt.

Als Scanner wäre dann beispielsweise ein RICOH fi-8150 eine Option. Das Gerät digitalisiert Vorlagen bis zur Größe von DIN A4 mit 600 dpi bei einem Tempo von ca. 50 Seiten/Minute über den automatischen Dokumenteneinzug (bis zu 100 Blatt). Die Verarbeitung von Spezialdokumenten, wie z. B. von Pässen, ist ebenfalls möglich. Unterstützt wird sowohl USB- als auch LAN-Konnektivität.

Mit dem Xerox C315 steht zudem ein empfehlenswerter Kopierer zur Verfügung. Das Gerät - eigentlich sogar ein Multifunktionsmodell - ist sehr gut geeignet für kleine und mittlere Unternehmen sowie für Hybrid-Mitarbeiter im Home-Office und imponiert mit einer Kopierleistung von bis zu 80.000 Seiten pro Monat. Die Bedienung des Gerätes ist kinderleicht, das Tempo beläuft sich auf bis zu 33 Seiten pro Minute.

Als letztes Gerät sei der Vollständigkeit halber dann noch ein Fax genannt: das Brother Laserfax-2840 mit 33.600 bps einem großen Sende- und Empfangsspeicher sowie direkten Zielwahltasten.

Fazit:
Die Entscheidung für das passende Bürogerät muss nicht lange dauern

Die richtige Art von Bürogerät(en) zu finden, die alle Ihre Anforderungen erfüllt, kann schwierig sein. Auf dem Markt finden sich viele unterschiedliche Ausführungen und Modelle. Neben der Entscheidung, ob Sie einen Laser- oder Tintenstrahldrucker, in einer kabelgebundenen, mobilen oder mit Duplexdruckfunktion ausgestatteten Variante benötigen, stellt sich schnell die Frage nach Einzelgerät oder Multifunktionsmodell. Wer vor allem drucken will, hin und wieder aber auch die Scan- und Kopiertechnik nutzen möchte, wird mit einem Multifunktionsdrucker besser bedient sein als all jene, die regelmäßig große Mengen an Dokumenten zu digitalisieren oder zu kopieren haben. Da es aber für beide Bedürfnisgruppen im seriösen (Online-)Handel wie zum Beispiel bei OFFICE Partner viele gute Geräte zu einem fairen Preis gibt, sollte die Auswahl letztlich nicht allzu lange dauern. Und schließlich steht im Fall des Falles natürlich auch das Kundendienstteam bereit, um Detailfragen zu beantworten.