Chaos auf dem Schreibtisch?
Jetzt die Sommerflaute nutzen und Ordnung schaffen!
Während der Ferienzeit gibt es in vielen Unternehmen Phasen, zu denen der Arbeitsanfall deutlich hinter dem gewohnten Volumen zurückbleibt. Nicht nur Kollegen, sondern auch Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner sind für ein paar Wochen im Urlaub und so kommt schnell eine echte „Sommerflaute“ auf. Im Büro lassen sich derartige Zeiten gut nutzen, um endlich mal wieder Ordnung auf den Schreibtisch, in den Rollcontainer und ins Aktenregal zu bekommen. Auch der Bereich rund um Ihren Computer kann bestimmt ein wenig Zuwendung vertragen und freut sich über die eine oder andere Aufräumaktion. Kurzum: Wer die stressfreien Tage des Sommers im Büro clever nutzt, schafft sich optimale Voraussetzungen für effizientes Arbeiten im Herbst und Winter. Neugierig geworden? Dann lesen Sie einfach weiter. In unserem Blogbeitrag möchten wir Ihnen gern ein paar wertvolle Tipps und Hinweise geben, wie Sie ebenso rasch wie nachhaltig zu mehr Ordnung am Arbeitsplatz kommen.
Der erste Schritt: Ausmisten!
Beginnen Sie Ihre Aufräumaktion zunächst damit, Dinge auszusortieren, die definitiv nicht mehr gebraucht werden oder die nicht aktuell sind. Im Laufe der Zeit sammelt sich viel Kleinkram an, der keinerlei praktischen Nutzen mehr hat, aber für Chaos auf dem Schreibtisch sorgt. Zudem macht ein unordentlicher Arbeitsplatz weder bei Kollegen noch bei Geschäftspartnern und Kunden einen guten Eindruck. Halten Sie Ihren Schreibtisch daher am besten immer frei von allem, an dem Sie gerade nicht aktiv arbeiten.
Sollten Sie zu denjenigen Menschen gehören, die sich schwer damit tun, Dinge einfach wegzuwerfen, dann legen Sie die Sachen zunächst in einen Karton, schreiben ein Datum darauf und verwahren die Box im Keller oder auf dem Dachboden. Prüfen Sie nach einem Jahr, ob Sie den Inhalt der Schachtel in der Zwischenzeit benötigt haben. Ist das nicht der Fall, entsorgen Sie den Karton ungeöffnet.
Alles nach Wichtigkeit sortieren
Haben Sie alle nicht mehr benötigten Dinge von Ihrem Schreibtisch verbannt, überlegen Sie, wo Sie die einzelnen Arbeitsgeräte wie Kugelschreiber, Locher, Büroklammern-Spender und Heftgerät am besten platzieren. Als Faustregel gilt: Die Dinge, mit denen Sie am häufigsten arbeiten, müssen am leichtesten zugänglich sein.
Fassen Sie außerdem zusammen, was für die einzelnen Arbeitsgänge zusammengehört und lagern Sie diese Dinge dicht beieinander. So finden Sie nicht nur am schnellsten, was Sie suchen, vielmehr können Sie auch Routinen schaffen, mit denen Ihnen die Arbeit künftig, wie von selbst von der Hand geht.
Praktische Helfer in der Nähe platzieren
Kleine, stapelbare Sortierboxen lassen sich für viele Dinge verwenden. Als Postablage, zum Unterbringen von Ausdrucken oder auch zur Sammlung von Schreiben, die Sie später zum Versand bringen wollen. Greifen Sie auf Boxen in der gleichen Farbe und im gleichen Design zurück, wenn Sie ein einheitliches und aufgeräumtes Erscheinungsbild erreichen wollen. Und nutzen Sie Magazinsammler für Zeitschriften, Broschüren, Zeitungen und andere Papiere. So sieht es auf und rund um Ihren Schreibtisch viel ordentlicher aus, als wenn all diese Dinge bunt verstreut auf Tischen und Regalen herumliegen.
Schaffen Sie sich zudem auch Aktenordner an, die nicht nur gut aussehen, sondern hochwertig verarbeitet und stabil sind. Gut eignen sich beispielsweise die Kunststoffordner der Marke Leitz, die es in verschiedenen Farben und Breiten gibt.
Damit nichts mehr herumliegt: Intelligente Aufbewahrungslösungen
Das kennt wohl jeder: Ständig liegen auf dem Schreibtisch Hefter, Briefumschläge, allerhand Schreibgeräte und jede Menge anderer Office-Utensilien herum. Schnell ist die Platte so voll, dass es kaum noch ausreichend Platz zum Arbeiten gibt. Dabei ist der Kampf gegen eine solche Unordnung schnell gewonnen: Mit intelligenten Aufbewahrungslösungen wird der Job am Schreibtisch im Handumdrehen zu einer übersichtlichen und eleganten Sache - im Büro genauso wie im Homeoffice.
Während gute Ablagen dabei helfen, organisiert zu bleiben und alle relevanten Schriftstücke sortiert zwischenzulagern, bieten Stifte-Behältnisse den Kugelschreibern und Textmarkern ein neues Zuhause. Dokumentenordner, Ständer für Fachzeitschriften und nicht zuletzt die guten alten Briefhalter aus Holz und Stahl sind in vielen Fällen ebenfalls unverzichtbar, um echte Ordnung auf dem Schreibtisch zu schaffen.
Ordnung rund um den PC
Auch rund um den PC lässt sich mit recht einfachen Mitteln deutlich mehr Ordnung herstellen. Angefangen bei der Beseitigung von nervigem Kabelgewirr unter Verwendung einer Kabelspirale über die Nutzung von Netzwerkdruckern statt direkt angeschlossenen Arbeitsplatzdruckern bis hin zur Anschaffung einer schnurlosen Tastatur und Funkmaus reicht dabei das Spektrum der Möglichkeiten. Hochwertige Kombi-Angebote mit Keyboard und Maus wie beispielsweise das CHERRY B.UNLIMITED 3.0 Wireless Desktop-Set gibt es schon für wenig Geld.
Wenn es die örtlichen Gegebenheiten zulassen, könnten Sie auch einen Monitorhalter (wie etwa den ARCTIC W1-3D Monitorarm für Monitore von 13" - 32") zum Einsatz bringen. Einfach mit einer Schraubzwinge am Schreibtisch befestigt, nimmt Ihnen der Bildschirm ab sofort keinen wertvollen Platz mehr auf der Tischplatte weg, sondern „hängt in der Luft“. Gegebenenfalls können Sie dann mit einem Telefonschwenkarm noch mehr Freiraum schaffen.
Der Blick über den Schreibtischrand hinaus: Aktenregale und Aktenschränke
Regale sind meist die beste Lösung, wenn es um die Aufbewahrung von Aktenordnern und Büchern geht, die leicht zugänglich sein müssen. Mit einem offenen Regal lässt sich ein guter Überblick über die vorhandenen Dokumente verschaffen und der Zugriff auf benötigte Unterlagen ist mühelos möglich. Tipp: Wählen Sie am besten ein Regal mit verstellbaren Fächern, so können Sie die Abstände je nach Inhalt individuell anpassen. Steht Ihnen in Ihrem Büro nur wenig Platz zur Verfügung, könnte zum Beispiel auch ein Rollregal mit Rädern eine gute Idee sein. Es lässt sich je nach Bedarf verschieben und kann zum Feierabend eventuell sogar einfach unter dem Schreibtisch übernachten.
Geschlossene Schränke sind neben Regalen in den meisten Büros ebenfalls unverzichtbar. In ihnen lassen sich empfindliche Gegenstände wie Diensthandys und Diktiergeräte, aber auch sensible Unterlagen wie Personalakten oder interne Geschäftsberichte verwahren. Sinnvoll - und meist nur unwesentlich teurer als ein Standardschrank - ist eine Ausführung mit Schloss. Sofern Sie auch Bargeld oder andere Wertgegenstände im Büro deponieren müssen, greifen Sie zu einem Schrank mit integriertem Tresorfach.
An die Beschriftung denken!
Was nützt die beste oberflächliche Ordnung, wenn Sie die bei der täglichen Arbeit benötigten Unterlagen nur nach langer Sucherei wiederfinden. Daher ist es unverzichtbar, sämtliche Ordner, Mappen, Kartons und Ablageboxen eindeutig und gut lesbar zu beschriften. Seit vielen Jahrzehnten bewährt haben sich hierfür Beschriftungsgeräte nebst passenden Etiketten. Als Beispiel für ein empfehlenswertes Modell sei an dieser Stelle das Brother P-touch D450VP-Beschriftungsgerät genannt - ein außerordentlich vielseitiger Büro-Helfer, mit dem Sie den gewünschten Text sowohl direkt eingeben als auch von einem PC übertragen können. Dank zugehöriger Etikettendesign-Software stehen Ihnen mehrere Schriftarten und -größen sowie verschiedene Etikettenlayouts zur Verfügung. Ob also Ordner, Ablage oder Speichermedium, ob Schrank oder Regal - mit einem Beschriftungsgerät sorgen Sie im Handumdrehen für Klarheit und müssen nicht erst lange nach dem Gewünschten suchen.
Fazit: Sommerflaute nutzen, Ordnung schaffen!
Nutzen Sie die Sommerflaute dazu, sich selbst zu belohnen! Schaffen Sie auf und rund um Ihren Schreibtisch Ordnung und staunen Sie, wie viel angenehmer die tägliche Arbeit Ihnen anschließend von der Hand geht. Mit cleveren Ablagelösungen, einem guten Beschriftungskonzept und etwas Organisationsgeschick werden Sie schnell Erfolge sehen - und zuversichtlich in die neuen Aufgaben starten, die Ihnen im Herbst und Winter ins Haus stehen.
