Virtuelle Meetings meistern: Top-Tipps und unschlagbare Vorteile!
Virtuelle Meetings und das Arbeiten von Zuhause bieten große Vorteile für Unternehmen. Mit dem Angebot von Videokonferenzen und Homeoffice lässt sich nämlich nicht nur die Produktivität und das Wohlbefinden am Arbeitsplatz steigern, sondern es wird auch eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie erreicht. Zudem bietet Remote Work Umweltvorteile, denn es fallen weniger Fahrten von und zum Büro an und viele Dienstreisen zu Besprechungen werden unnötig. Wie sich Nachhaltigkeit und eine Reduzierung des CO2-Fußabdrucks durch virtuelle Meetings und Remote-Arbeit rasch erreichen lässt und worin die Vorzüge für Unternehmen im Einzelnen liegen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Digitale Meetings für eine nachhaltige Entwicklung
Wenn Mitarbeiter unabhängig von ihrem Arbeitsort gleichberechtigt an Sitzungen teilnehmen können, bedeutet dies einen wichtigen Vorteil in Sachen Nachhaltigkeit und Klimaschutz. Denn eine solche Struktur ermöglicht nicht nur eine in vielen Fällen effizientere Arbeitsweise, sondern bedeutet auch weniger Reisen und damit einhergehend die Reduzierung von Treib- und Schadstoffen sowie gewonnener Arbeits-und Lebenszeit. Damit dies aber erreicht werden kann, bedarf es einfach zu bedienender und vollständiger Lösungen, die an die vorliegenden Arbeitsmethoden und Bedürfnisse des betroffenen Geschäftsbereiches angepasst sein müssen.
Virtuelle Konferenzen fördern die soziale, wirtschaftliche
und ökologische Nachhaltigkeit
Nachhaltigkeitsbestrebungen in Unternehmen sind eine noch relativ junge Entwicklung. Ursprünglich entstanden aus dem wachsenden Wunsch, die Bedürfnisse der heutigen Generation zu befriedigen, gleichzeitig aber auch die Möglichkeiten künftiger Generationen nicht zu gefährden, basiert die nachhaltige Entwicklung auf drei Bereichen: der sozialen, wirtschaftlichen und ökologischen Nachhaltigkeit. Bei der sozialen Nachhaltigkeit geht es in erster Linie um das Streben nach einer gerechten Gesellschaft, die möglichst gleiche Chancen für alle Menschen bietet - auch derer, die beispielsweise durch gesundheitliche Einschränkungen an der Teilnahme bestimmter Lebens- und Arbeitsgebiete gehindert sind. Arbeitgeber sind hier aufgefordert, für ein gutes und nachhaltiges Arbeitsumfeld zu sorgen und es im Idealfall zu ermöglichen, dass alle Mitarbeiter optimale Arbeitsbedingungen vorfinden. Erreicht werden kann das in der heutigen digitalisierten Welt durch nachhaltige Unternehmensstrategien, die auf den passenden technischen Lösungen für virtuelle Meetings und Homeoffice fußen. Grundbedingung: Die passende Technologie und geeignete Geräte. Virtuelle Meetings schaffen ideale Voraussetzungen für ein nachhaltiges Arbeitsumfeld und eine umweltbewusste Unternehmenspraxis.
Mehr Zeit, weniger Stress
Digitale Konferenzen - etwa per Teams - sind längst nicht mehr ein notwendiges Übel, wie vielleicht noch zu Beginn der Corona-Pandemie. Vielmehr hat sich die Wahrnehmung nach und nach verflüchtigt, dass bei einem virtuellen Meeting der wichtige Smalltalk in der Warteschlange für den Kaffee verloren gehen und das Fehlen einer mehr oder weniger geselligen Atmosphäre zu sozialen Konflikten führen könnte. Heute freut sich die Belegschaft meist über gewonnene Zeit und geringeren Stress. Denn schließlich wird ja die An- und Abreise zu verschiedenen Treffen mit den richtigen Voraussetzungen für professionelle digitale Meetings vermieden. Für das Unternehmen bedeutet dies einen geringeren CO2-Fußabdruck und in vielen Fällen eben eine höhere Lebensqualität für die Mitarbeiter, die ihren Alltag leichter bewältigen können.
Klimaschutz durch Homeoffice
Während virtuelle Meetings Nachhaltigkeit bieten und die virtuelle Zusammenarbeit Vorteile für viele Unternehmensbereiche verspricht, trägt auch und insbesondere die Möglichkeit von Remote-Arbeit aus dem heimischen Raum dazu bei, das Thema Digitalisierung und Umwelt positiv zu beeinflussen. Die Verantwortung, sich um einen möglichst geringen ökologischen Fußabdruck zu bemühen, erfordert in diesem Bereich natürlich ebenfalls langfristiges Denken und einen effizienten Einsatz vorhandener Ressourcen. Nicht vergessen werden dürfen hier geeignete Werkzeuge für den heimischen Arbeitsplatz, etwa ein Laptop mit ausreichend großem Display und integrierter Webcam wie das HP 470 G10 Intel(R) Core(TM) i7-1355U Notebook mit 32 GB Arbeitsspeicher und 1 TB großer SSD-Festplatte, Full HD, HD-Kamera und integriertem Mikrofon.
Gute Vorbereitung ist alles
Ein erfolgreiches virtuelles Meeting sollte von einem Diskussionsleiter eröffnet und bis zum Ende durchgehend moderiert werden. Sinnvoll kann es auch sein, die Konferenz mit einer gemeinsamen Programmseite mit Links zur Tagesordnung und eventuell zu weiteren nützlichen Dokumenten zum Download anzukündigen. Auf diese Weise sind die Teilnehmer über den Inhalt und den geplanten Verlauf des Treffens bereits vorab informiert und können sich entsprechend vorbereiten. Bei größeren Veranstaltungen mit sehr vielen Teilnehmern ist es möglicherweise auch eine gute Idee, während der gesamten Konferenz einen Helpdesk für die technische Unterstützung zur Verfügung zu stellen. Durch Instrumente wie eine Bildschirmfreigabe oder ähnliche Unterstützungstools können die Teilnehmer bei der Einstellung ihrer Technik begleitet werden und im Fall der Fälle bei Problemen Hilfe erfahren.
Keine Zauberei:
Organisation und Durchführung virtueller Zusammenkünfte
Mit einer digitalen Versammlungsstrategie können Unternehmen eine Menge Geld sparen. Denn außer, dass virtuelle Konferenzen Vorteile in ökologischer Hinsicht bieten und Online Meetings CO2 sparen, sind sie oft auch deutlich billiger als herkömmliche Konferenzen, für die unter Umständen ein teurer Konferenzraum gemietet, Kaffee gekocht und möglicherweise sogar Mittagessen bestellt werden muss. Zudem entfallen die Kosten für Hotelübernachtungen sowie Flug- und/oder Bahntickets. Neben alldem ist es dank virtueller Meetings natürlich auch viel einfacher, Menschen zusammenzubringen, die normalerweise sehr beschäftigt sind und anders kaum eine Chance auf die Teilnahme an Konferenzen hätten - ein in unseren Tagen immer wichtiger werdender Aspekt!
Fernkonferenzen als clevere Lösung
Vor allem Teilnehmer, die in kleineren Gemeinden weit entfernt von großen Städten leben, finden es oft schwierig, an Konferenzen teilzunehmen, die beispielsweise in Berlin, Hamburg oder München abgehalten werden. Diese Menschen suchen praktische Alternativen für die in solchen Fällen nur mit viel Aufwand durchführbaren Geschäftsreisen. Genau hier liegt nun ein weiterer wichtiger Pluspunkt der virtuellen Meetings, denn die Technologie für Videokonferenzen wird immer besser und macht es leicht, sie ohne großen Aufwand auch über größere Distanzen durchzuführen. So heben zum Beispiel moderne VR/AR-Lösungen digitale Meetings auf eine neue Ebene und verbessern die Audio- und Videoqualität messbar. Der gestiegene Wunsch bezüglich einer möglichst umfassenden Nachhaltigkeit treibt viele Unternehmen und Organisationen deswegen dazu, lokale Meetings durch Fernkonferenzen - zum Beispiel via Zoom, FaceTime oder Skype - zu ersetzen. Denn - und auch das darf nicht vergessen werden! - können sowohl hochrangige Personen als auch einfache Angestellte oder Bürger auf diese Weise zur gleichen Zeit zusammenkommen miteinander kommunizieren.
Tipps für gelingende virtuelle Meetings
Ohne Frage: die Planungsphase für eine Umstellung auf virtuelle Meetings kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Schließlich muss nicht nur geeignetes technisches Know-how vorhanden sein, sondern auch hinsichtlich der Organisation sind ein paar Punkte zu beachten. Die nachfolgenden Tipps können bei der Vorbereitung und Durchführung digitaler Treffen helfen:
- Legen Sie die eine passende Tageszeit fest und entscheiden Sie sich für das richtige Format (z. B. Teams).
- Schaffen Sie sich ein leistungsstarkes Konferenz-System wie das Logitech Rally Plus Ultra-HD ConferenceCam System
mit automatischer Kamerasteuerung. - Planen Sie die Konferenz - sofern sinnvoll - gemeinsam mit den Teilnehmern und bitten Sie sie um Beiträge zu Inhalt und Organisation.
- Denken Sie daran, dass es manchmal anstrengend sein kann, das Interesse der Teilnehmer aufrechtzuerhalten, wenn diese lange Zeit vor einem Bildschirm sitzen. PowerPoint-Präsentationen während des virtuellen Meetings sollten deshalb nicht länger als zehn Minuten dauern.
- Bedenken Sie, dass eine virtuelle Konferenz ähnlich ablaufen sollte, wie eine Fernsehübertragung: Erstellen Sie einen genauen Zeitplan und machen Sie sich Gedanken über die Ausleuchtung der in die Kamera blickenden Interviewpartner und sonstigen Personen. Klären Sie zudem, ob Sie Kameraleute einsetzen und welches Mikrofon verwendet werden soll.
- Planen Sie soziale Aktivitäten und Unterhaltung in den Pausen ein - so, wie Sie es auch bei einer normalen Konferenz machen würden.
Fazit: Kosten sparen und CO2-Emissionen senken - mit Meetings in virtueller Form
Umweltfreundliche Meetings, kreative Homeoffice-Lösungen und nachhaltige Geschäftsreisen - wer heute auf moderne Technologien und gute Hard- und Software aus dem Bereich Audio/Video und Digitalisierung setzt, kann als Unternehmer eine Menge Kosten sparen und dabei auch die CO2-Emissionen senken. Durch die Coronavirus-Pandemie hat die Digitalisierung einen großen Schub erhalten, denn viele waren gezwungen, in kurzer Zeit digitale Werkzeuge für Sitzungen und Chats zu nutzen. Heute stehen - unter anderem dank cleverer Werkzeuge wie dem LG 110UM5K-B Digital Signage Display in 110 Zoll Größe mit 4K-UHD - sehr gute Lösungen bereit, um schnell und erfolgreich in Verbindung zu kommen, bei virtuellen Treffen genauso wie bei der Remote-Arbeit. In einer unter Zeitdruck stehenden globalisierten Welt dürften solche Instrumente auch künftig noch viel stärker an Bedeutung gewinnen. Denn sich zu treffen oder zusammenzuarbeiten, ohne reisen zu müssen, fördert eine ausgewogene Work-Life-Balance und senkt den CO2-Fußabdruck.
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